มติคณะรัฐมนตรี เมื่อวันที่ 5 พฤษภาคม 2564 เห็นชอบร่างระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ (ฉบับที่ ..) พ.ศ. …. โดยกำหนดให้การติดต่อราชการส่งหนังสือด้วยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์เป็นหลัก ยกเว้นเรื่องลับที่สุด และไม่ต้องจัดส่งหนังสือเป็นเอกสารตามไปอีก จากเดิมที่กำหนดให้การปฏิบัติงานสารบรรณทางอิเล็กทรอนิกส์เป็นทางเลือก รวมทั้งกำหนดให้ระบบคลาวด์ (Cloud) เป็นสื่อกลางบันทึกข้อมูล

คณะรัฐมนตรีมีมติเห็นชอบร่างระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ (ฉบับที่ ..) พ.ศ. …. และร่างภาคผนวก 6 หลักเกณฑ์และวิธีการปฏิบัติในการรับส่งและเก็บรักษาข้อมูลข่าวสารและหนังสือราชการด้วยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ และร่างภาคผนวก 7 หลักเกณฑ์และวิธีการปฏิบัติในการรับส่งและเก็บรักษาข้อมูลข่าวสารและหนังสือราชการโดยไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งจัดทำโดยคณะอนุกรรมการศึกษาแนวทางการปรับปรุงระบบงานสารบรรณ ตามที่สำนักงานปลัดสำนักนายกรัฐมนตรี (สปน.) เสนอ และให้ดำเนินการต่อไปได้

สาระสำคัญของร่างระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีและร่างภาคผนวก

                     1.  ร่างระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ (ฉบับที่ ..) พ.ศ. …. 

                               1.1 กำหนดให้การติดต่อราชการต้องดำเนินการด้วยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์เป็นหลัก เว้นแต่กรณีที่เป็นข้อมูลข่าวสารลับชั้นลับที่สุด เป็นสิ่งที่เป็นความลับของทางราชการชั้นลับที่สุด หรือมีเหตุจำเป็นอื่นใดที่ไม่สามารถดำเนินการด้วยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ได้ โดยให้กรณีที่ส่งหนังสือทางอิเล็กทรอนิกส์ ส่วนราชการผู้ส่งไม่ต้องจัดส่งหนังสือเป็นเอกสารตามไปอีก (จากเดิมที่กำหนดให้การปฏิบัติงานสารบรรณทางอิเล็กทรอนิกส์เป็นทางเลือก) 

                               1.2 ปรับปรุงความหมายของ “สื่อกลางบันทึกข้อมูล” ให้หมายความรวมถึงคลาวด์ (Cloud) ด้วย เพื่อให้สอดคล้องกับการพัฒนาทางเทคโนโลยีในปัจจุบัน (จากเดิมที่หมายถึงเฉพาะสื่อใด ๆ ที่อาจใช้บันทึกข้อมูลได้ด้วยอุปกรณ์ทางอิเล็กทรอนิกส์ เช่น แผ่นบันทึกข้อมูล เทปแม่เหล็ก จานแม่เหล็ก แผ่นซีดี – อ่านอย่างเดียวหรือแผ่นดิจิทัลอเนกประสงค์ เป็นต้น) และแก้ไขเพิ่มเติมบทนิยามคำว่า “ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์” เพื่อให้หมายความรวมถึงการใช้ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ (อีเมล) รวมทั้งระบบสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์อื่นในการรับส่งหนังสือราชการ เพื่อให้เกิดความชัดเจน 

                               1.3 กำหนดให้ในกรณีที่บันทึกจัดทำในระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ หรือโดยการพิมพ์ข้อความในไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ หรือระบบสื่อสารอื่นใดที่มีการยืนยันตัวตน จะพิมพ์ชื่อผู้บันทึกแทนการลงลายมือชื่อก็ได้ และจะไม่ลงวัน เดือน ปีที่บันทึกก็ได้หากระบบมีการบันทึกวัน เดือน ปีไว้อยู่แล้ว 

                               1.4 กำหนดให้ส่วนราชการจัดให้มีทะเบียนหนังสือรับ ทะเบียนหนังสือส่ง บัญชีหนังสือส่งเก็บ ทะเบียนหนังสือเก็บ บัญชีส่งมอบหนังสือครบ 20 ปี บัญชีหนังสือครบ 20 ปีที่ขอเก็บเอง บัญชีฝากหนังสือ และบัญชีหนังสือขอทำลาย ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ โดยกรอกรายละเอียดเช่นเดียวกับทะเบียนหรือบัญชีในรูปแบบเอกสาร  

                               1.5 กำหนดในกรณีที่หน่วยงานสารบรรณกลางได้ส่งหนังสือด้วยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์แล้ว ให้ถือว่าการเก็บสำเนาหนังสือไว้ในระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ที่ส่งนั้นเป็นการเก็บสำเนาไว้ที่หน่วยงานสารบรรณกลางแล้วโดยไม่ต้องเก็บเป็นเอกสารอีก  

                               1.6 กำหนดให้ส่วนราชการจัดให้มีระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์สำหรับปฏิบัติงานสารบรรณ หรืออย่างน้อยต้องมีที่อยู่ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์กลางสำหรับการรับและการส่งหนังสืออิเล็กทรอนิกส์ของส่วนราชการนั้น และให้ส่วนราชการประกาศเผยแพร่ที่อยู่ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์กลางในเว็บไซต์ของส่วนราชการนั้น และให้แจ้งไปยังสำนักงานพัฒนารัฐบาลดิจิทัล (องค์การมหาชน) (สพร.) เพื่อรวบรวมเผยแพร่พร้อมกับหมายเลขโทรศัพท์ของเจ้าหน้าที่ที่มีหน้าที่ตรวจสอบหนังสือ ที่ส่งมายังที่อยู่ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ดังกล่าวด้วย 

                               1.7 กำหนดให้การพัฒนาระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ของส่วนราชการ หรือกรณีที่มีปัญหาอุปสรรคทางเทคนิคในการปฏิบัติงานสารบรรณด้วยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ หรือในการเชื่อมโยงข้อมูลหรือระบบกับส่วนราชการและหน่วยงานอื่น ส่วนราชการอาจขอรับการสนับสนุนหรือขอความช่วยเหลือจาก สพร. หรือสำนักงานพัฒนาธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ (สพธอ.) ได้

                     2. ร่างภาคผนวก 6 หลักเกณฑ์และวิธีการปฏิบัติในการรับส่งและเก็บรักษาข้อมูลข่าวสารและหนังสือราชการด้วยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ มีสาระสำคัญเป็นการกำหนดลักษณะ วิธีการดำเนินการ และคุณสมบัติด้านความปลอดภัยของระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ โดยระบบสารบัญอิเล็กทรอนิกส์จะต้องสนับสนุนการสร้างหนังสือตามที่กำหนดไว้ในระเบียบ สามารถรองรับหนังสือที่สร้างโดยใช้กระดาษแล้วแปลงเป็นรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ และสามารถรับส่งหนังสือทางไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ได้  

                     3. ร่างภาคผนวก 7 หลักเกณฑ์และวิธีการปฏิบัติในการรับส่งและเก็บรักษาข้อมูลข่าวสารและหนังสือราชการโดยไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ มีสาระสำคัญเป็นการกำหนดรูปแบบที่อยู่ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์กลางของส่วนราชการ หลักเกณฑ์วิธีการในการรับส่งหนังสือราชการโดยไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ และการกำหนดหลักเกณฑ์ในการตั้งชื่อไฟล์เอกสารที่จะส่งโดยไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์